Ajouter et modifier des contacts
Dans Billabex, un contact est une personne physique rattachée à un compte client. Ce sont les destinataires des communications envoyées par votre agent IA (emails, courriers, etc.).
Associer les bons contacts aux bons comptes permet à l’agent IA d’envoyer les relances à la bonne personne, avec le bon ton, au bon moment.
Création automatique ou manuelle
Les contacts peuvent être :
- Créés automatiquement via une intégration (ex. : Pennylane, Zoho Books)
- Ajoutés ou modifiés à tout moment directement depuis la fiche d’un compte
Ajouter un contact manuellement
1. Rendez-vous dans le module Comptes.
2. Cliquez sur un compte depuis la liste.
3. Accédez au sous-menu Détails.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter de la section Contacts.
Renseignez les informations suivantes :
- Prénom et nom
- Adresse email (champ requis pour les relances par email)
- Rôle (facultatif mais utile pour préciser à l'agent IA les responsabilités de l'interlocuteur)
- Notes (facultatif mais utile pour apporter des précisions à l'agent sur l'interlocuteur)
- Langue (utile pour adapter le ton et la langue de la relance)
- Contact principal (permet de préciser à l'agent IA s'il s'agit du contact privilégié pour les relances)
5. Cliquez sur Enregistrer.
Un même compte peut contenir plusieurs contacts. Le plus pertinent sera identifié par l’agent IA grâce au champ Contact principal.
Modifier un contact existant
1. Accédez à la fiche du compte concerné.
2. Accédez au sous-menu Détails.
2. Dans la section Contacts, cliquez sur les 3 points verticaux de la carte du contact.
3. Mettez à jour les champs souhaités.
4. Enregistrez vos modifications.
Supprimer un contact
1. Accédez à la fiche du compte concerné.
2. Accédez au sous-menu Détails.
3. Dans la section Contacts, cliquez sur les 3 points verticaux de la carte du contact.
4. Cliquez sur Supprimer.
Si vous supprimez le seul contact actif d’un compte, l’agent IA suspendra automatiquement les relances et vous demandera de lui transmettre un nouveau contact valide.