Comprendre les statuts de facture et de paiement Billabex

Comprendre les statuts d’une facture

Dans Billabex, chaque facture dispose de deux statuts distincts :
  1. Le statut de la facture (affiché dans la liste des factures)
  2. Le statut du paiement (affiché dans le détail de la facture)
Ces statuts sont automatiquement attribués par la plateforme et reflètent l’état réel du recouvrement. Ils ne peuvent pas être modifiés manuellement.

Le statut de la facture

Le statut de la facture vous permet de savoir rapidement si une action de relance est attendue.
Il est visible dans la liste des factures, accessible à deux endroits :
  1. Dans le module Factures (vue globale)
  2. Depuis un compte client > onglet Factures (vue filtrée par compte)
Les statuts disponibles :
Emise
En retard
Payée
Emise

Condition :
La facture a été créée mais n’est pas encore échue. La date d’échéance est dans le futur.

Comportement de l'agent IA :
Programme une relance 3 jours ouvrés avant l’échéance en guise de rappel de l'échéance à venir.
En retard

Condition :
La facture est échue et le paiement est partiel ou absent.

Comportement de l'agent IA :
Selon l’ancienneté de l’échéance :
  1. 0–30 jours : communication tous les 10 jours ouvrés   
  2. 30–60 jours : communication tous les 5 jours ouvrés 
  3. >60 jours : communication tous les 3 jours ouvrés
Payée
Condition :
Le montant total a été réglé.

Comportement de l'agent IA :
Aucune relance. Le plan de relance est suspendu.
Le comportement de l’agent IA est basé sur :
  1. l’âge de la plus ancienne facture échue ;
  2. le calendrier en jours ouvrés, ajusté selon le pays d’émission ou les réglages par défaut.
Info
Pour les relances, le ton devient progressivement plus ferme selon l’ancienneté, tout en restant professionnel. 

Le statut du paiement

Le statut du paiement reflète l’état du règlement associé à une facture. Il est visible dans le détail d’une facture, accessible depuis la liste des factures en cliquant sur une ligne.
Non payé
Partiellement payé
Payé
Trop-perçu
Non payé
Condition :
Aucun montant payé ni avoir crédité.
Partiellement payé
Condition :
Un paiement ou un avoir a été enregistré. Le montant est inférieur au montant total de la facture.
Payé
Condition :
Un paiement ou un avoir a été enregistré. Le montant total de la facture a été réglé.
Trop-perçu
Condition :
Un paiement ou un avoir a été enregistré. Le montant réglé dépasse le montant initial (ex. : erreur ou règlement groupé).
Le statut du paiement est calculé en fonction :
  1. des montant(s) réglé(s)
  2. des avoir(s) crédité(s)
  3. Comparés au montant total de la facture

Règles de mise à jour automatique

  1. Une facture passe à “Payée” dès que le montant total de la facture a été réglé (paiements enregistrés et avoirs crédités)
  2. Elle devient “En retard” si la date d’échéance est dépassée et le paiement est incomplet
  3. Elle reste “Émise” si elle n’est pas échue, quel que soit l’état du paiement
Info
Les statuts ne peuvent pas être modifiés manuellement. Seul le montant payé peut l’être, depuis les détails d’une facture (voir article dédié).