Fonctionnement de l’agent IA Billabex : plan de relance intelligent et automatisé

Fonctionnement de l’agent IA

L’agent IA est le cœur de Billabex. Il agit comme un collaborateur virtuel dédié au suivi et à la relance de vos factures. Son objectif : maximiser vos chances de recouvrement tout en préservant la relation client.

Que fait concrètement l’agent IA ?

Dès qu’une facture est importée ou synchronisée, l’agent IA entre en action. Il :
1. Analyse chaque facture et avoir : montant, échéance, statut de paiement, historique client
2. Élabore un plan de relance intelligent : adapté au profil du client, au ton à employer et au contexte (ancienneté, litige, promesse…)
3. Communique automatiquement : par email et courrier selon les données disponibles (demain, par SMS ou message vocal)
4. Suit les réponses : et adapte son comportement en cas de promesse de paiement, litige, demande particulière, etc.
5. Collabore avec votre équipe : en vous sollicitant uniquement si une intervention humaine est nécessaire (via une tâche)

Cycle de vie d’une facture

Le plan de relance est évolutif. À chaque étape, l’agent IA :
  1. vérifie l’état du paiement
  2. reprogramme les relances selon l’ancienneté
  3. ajuste le ton (courtois → professionnel → ferme)
  4. stoppe les actions en cas de clôture ou intervention manuelle
Info
Chaque communication est planifiée sur des jours ouvrés, ajustés selon le pays du compte client.

Suivi de délivrabilité des emails

L’agent IA intègre un mécanisme de suivi automatique de la délivrabilité pour garantir que les messages atteignent bien leur destinataire.

Lorsqu’un email ne peut pas être délivré (ex. : adresse inexistante, hard bounce), l’agent :
  1. marque automatiquement le contact comme invalide dans la fiche du compte
  2. crée une tâche pour demander à l’équipe un nouveau contact valide
  3. suspend les relances vers ce contact tant qu’aucune mise à jour n’est effectuée
  4. assure le suivi de la demande depuis le module Tâches
InfoCette logique préserve la réputation d’envoi et évite de compromettre l’efficacité des relances futures.

Langue des communications

L’agent IA adapte automatiquement la langue utilisée dans ses messages, que ce soit pour les contacts (comptes clients) ou les membres de votre organisation.

Pour les contacts de vos comptes clients

La langue est déterminée selon cet ordre de priorité :
1. La langue définie au niveau du contact du compte
2. À défaut, la langue est déduite automatiquement à partir du pays renseigné dans le compte
Info
Cela permet d’adresser chaque client dans sa langue, sans configuration supplémentaire.

Pour les membres de votre organisation

Lorsque l’agent IA s’adresse à des membres de l'organisation (ex. : notification de tâche), il applique les règles suivantes :
1. Si un membre a une langue préférée définie dans ses paramètres, elle est utilisée.
2. Si aucune langue n’est définie, la langue par défaut est l’anglais.

Si plusieurs utilisateurs sont destinataires d’une même communication :
  1. Si tous ont la même langue préférée → cette langue est utilisée.
  2. Si plusieurs langues sont définies :
    1. Une langue majoritaire est utilisée si possible
    2. En l’absence de majorité claire → communication en anglais

Quand l’agent IA interagit avec vous

L’agent IA fonctionne de manière autonome mais vous sollicite dans les cas suivants :

  1. Réponse client ambigüe ou litige
  2. Donnée manquante ou incohérente (ex. : contact absent)
  3. Blocage détecté (refus explicite, email invalide, demande de rappel, absence de réponse après 4 relances)
  4. Demande d’un membre de votre équipe

Une tâche est alors automatiquement créée pour assurer le suivi humain.

Est-ce que l’agent apprend ?

L’agent IA n’est pas auto-apprenant mais repose sur un moteur contextuel intelligent. Il :

  1. adapte ses relances selon les interactions passées
  2. évite de relancer un client déjà en discussion
  3. respecte vos préférences organisationnelles et linguistiques
  4. intègre des règles de gestion de cas spécifiques comme la validité d’adresse email ou les échéances

Des mises à jour régulières assurent son amélioration continue sans altérer sa stabilité fonctionnelle.

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