Ajouter et gérer les avoirs dans Billabex

Gestion des avoirs

Les avoirs représentent des crédits accordés à vos clients, venant en déduction du montant total à régler. Ils sont essentiels pour refléter l’encours réel d’un compte et pour permettre à l’agent IA d’adapter ses relances en conséquence. Billabex vous permet d’ajouter des avoirs manuellement ou de les synchroniser automatiquement via un outil de facturation connecté.

Ajouter un avoir manuellement

1. Accédez au module Avoirs depuis la barre de navigation
2. Cliquez sur le bouton Ajouter
3. Téléversez le document PDF
4. La plateforme détecte automatiquement :
  1. Le compte client associé
  2. Le montant crédité
  3. Le statut de l’avoir
Une fois l’avoir validé :
  1. Il apparaît dans la liste des avoirs (globale ou par compte)
  2. L'encours du compte est recalculé automatiquement
  3. L’avoir est lié aux factures concernées, visibles dans le détail
InfoVous pouvez aussi accéder aux avoirs depuis un compte client > onglet Avoirs

Synchronisation automatique des avoirs

Si votre outil de facturation est connecté à Billabex (ex. : Pennylane, Zoho Books), les avoirs sont :
  1. synchronisés automatiquement
  2. liés aux comptes et factures correspondants
  3. intégrés au calcul de l’encours dès la création
Aucune action manuelle n’est nécessaire.

Répartition automatique des montants crédités

Dès qu’un avoir est reconnu par la plateforme :
  1. Le montant crédité est automatiquement réparti sur les factures dues du compte concerné
  2. Si le montant de l’avoir couvre l’ensemble des factures, l’avoir passe en statut soldé
  3. Si l’avoir ne couvre qu’une partie, il est appliqué à une ou plusieurs factures et mis à jour en conséquence
Avoir = Total factures dues
Avoir < Total factures dues
Avoir > Total factures dues
Avoir = Total factures dues
Toutes les factures sont partiellement ou totalement soldées. L'avoir est soldé.
Avoir < Total factures dues
Avoir partiellement appliqué. La facture la plus ancienne est mise à jour.
Avoir > Total factures dues
Excédent conservé comme crédit. Le solde restant sera appliqué à la prochaine facture traitée.

Impact sur le recouvrement

L’agent IA prend en compte l’impact des avoirs dans son analyse d’encours et dans l’élaboration du plan de relance :
  1. Il ne relance pas une facture couverte par un avoir
  2. Il ajuste les relances en fonction du solde restant réel, après prise en compte de tous les crédits applicables​