Documents pris en charge

Billabex accepte deux types de documents :

1. Factures

Vos factures clients impayées ou en attente de règlement.

2. Avoirs

Les avoirs émis pour vos clients, appliqués automatiquement sur leurs factures.

Une fois importés, votre agent IA traite les documents et déclenche le plan de relance adapté, sans aucune intervention manuelle.

Choisissez votre méthode d'import

Option A : import automatique (recommandé)

Idéal si vous utilisez un outil de facturation compatible (Pennylane, Zoho Books, etc.)

Option B : import manuel

✓ Action rapide (2-3 minutes par facture)
✓ Création automatique du compte et de la facture
⚠️ Nécessite des imports réguliers

Idéal si vous utilisez Billabex ponctuellement ou votre outil n'a pas encore d'intégration.

Import manuel via la plateforme

Etape 1 : accédez au module Factures

1. Cliquez sur Factures dans la barre de navigation
2. Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite
   

Etape 2 : téléversez votre document PDF

Formats acceptés : PDF uniquement
Import multiple : Non

Méthodes d'upload :

• Cliquez sur "Ajouter"
• Sélectionner le fichier à importer
  

Etape 3 : vérifiez les informations extraites

Billabex extrait automatiquement les informations suivantes :

• Informations du compte (nom, adresse et devise)
• Informations de la facture (dates d'émission et d'échéance, montants, etc.)

Vérifiez attentivement ces informations. Une fois validées, elles ne peuvent plus être modifiées.

Etape 4 : ajoutez un contact au compte

C'est essentiel ! Sans contact, votre agent IA ne pourra pas envoyer de relances.

Deux méthodes pour ajouter un contact :

1. Ajout manuel depuis le compte

1. Accédez au module Comptes
2. Cliquez sur le compte client
   
3. Cliquez sur Détails
4. Ajoutez au moins un contact avec les informations obligatoires : nom, email et langue
   

Si vous n'avez pas le nom du contact, copiez/collez le début de l'adresse email (exemple : email - comptabilite@acme.com / nom : comptabilite).

2. Ajout depuis une tâche

Lors de la création d'un nouveau compte, l'agent IA crée automatiquement une tâche pour demander les coordonnées d'un contact. Répondez à la tâche avec les informations demandées pour créer le contact.

Import automatique via intégration

Avantages de l'intégration

L'intégration avec votre outil de facturation synchronise automatiquement :

• Factures & Avoirs : dès leur création
• Paiements : mise à jour des règlements
• Comptes clients : informations toujours à jour
• Contacts : emails et coordonnées synchronisés

Résultat : processus 100% automatisé, aucune manipulation manuelle.

Outils compatibles

Billabex s'intègre avec :

• Pennylane
• Zoho Books
• NetSuite
• Et d'autres outils en cours d'intégration